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13 mars 2024
Le guide ultime des barres de visioconférence : 5 principes de base pour débuter
20 min de lecture
Transformez vos salles de réunion en plateformes d'échanges globales avec un outil puissant : la barre de visioconférence tout-en-un. Ce guide complet vous donne toutes les informations nécessaires sur les barres de visioconférence afin de vous permettre de faire le bon choix pour votre environnement de travail.
Découvrez comment libérer tout leur potentiel pour booster la collaboration de vos réunions hybrides en transcendant les frontières.
1. Qu'est-ce qu'une barre de visioconférence ?
Une barre de visioconférence tout-en-un est une solution intégrée conçue pour les réunions hybrides. Elle combine une caméra, des microphones et des haut-parleurs en un seul appareil pour fluidifier la collaboration sur tous les sites.
2. Pourquoi utiliser une barre de visioconférence dans vos salles de conférence ?
Une solution simple et conviviale
Avec une barre de visioconférence, inutile d'avoir des connaissances approfondies en audiovisuel. Vous disposez d'une option fiable et de haute qualité permettant de couvrir la plupart des besoins en matière de réunion. Pratiques et polyvalentes, ces solutions simplifient l'installation en consolidant les fonctionnalités audio, vidéo et de collaboration dans un seul appareil.
Installation rapide et faible coût total de possession
Lorsque vous utilisez une barre de visioconférence tout-en-un, vous nécessitez moins d'appareils pour configurer votre salle de réunion, ce qui vous permet d'effectuer un déploiement plus rapide et plus facile. Moins d'appareils, c'est également moins de points de défaillance. Résultat, vous optimisez la disponibilité de votre technologie. Ces avantages vous permettent au final de réduire votre coût total de possession tout en accélérant votre retour sur investissement.
Taux d'adoption en hausse
La barre de visioconférence tout-en-un s'impose comme un outil incontournable dans les salles de conférence. Partout dans le monde, les responsables IT transforment leurs espaces de réunion en investissant dans les technologies de salle de réunion. Selon une étude de Frost & Sullivan, 52 % des décideurs informatiques de plus de 20 secteurs et de plus de 15 pays ont adopté des solutions de visioconférence tout-en-un.
3. Quelles sont les principales caractéristiques d'une barre de visioconférence ?
Imaginez. Vous entrez dans une salle de réunion où la technologie s'adapte parfaitement à vos besoins. C'est précisément ce que peut vous apporter une barre de visioconférence dotées de fonctionnalités avancées. Mais quelles sont ces fonctionnalités que vous devriez prioriser pour garantir une expérience de réunion de premier ordre ?
Une étude souligne l'impact de la qualité audio sur la perception globale que les participants ont des contenus audiovisuels. L'étude montre comment une mauvaise qualité audio (bruits de fond, de coupures sonores, etc.) affecte la satisfaction des participants, et ainsi comment les fonctionnalités audio peuvent améliorer ou détériorer l'expérience de réunion.
Quelles sont les autres fonctionnalités dont il convient de tenir compte lorsque l'on choisit une barre de visioconférence tout-en-un ? L'étudie 2023 de Frost & Sullivan souligne l'importance des éléments suivants :
- Technologies vidéo et audio intelligentes. Il s'agit des fonctionnalités les plus importantes pour les solutions de visioconférence.
- La fiabilité et l'ergonomie, combinées avec la sécurité et la conformité, sont des fonctionnalités clés pour les solutions de visioconférence.
- L'interopérabilité (c'est-à-dire la compatibilité de la solution tout-en-un avec l'environnement technologique global de l'entreprise) est considérée comme importante par 76 % des personnes interrogées.
Nos spécialistes en barres de visioconférence ont développé, entre autres, ces fonctionnalités en s'appuyant sur leur expertise, ainsi que des années d'expérience. Bonne lecture !
4 fonctionnalités vidéo clés d'une barre de visioconférence tout-en-un
Résolution de la caméra
La résolution de la caméra déterminera la netteté de l'image, tandis qu'une résolution plus élevée permettra de zoomer sans sacrifier la qualité et les détails.
La résolution peut varier en fonction des appareils, mais la plupart des barres de visioconférence intègrent une caméra 4K (Ultra HD) offrant une qualité d'image parfaitement adaptée à la plupart des types de salle de réunion hybride.
Champ de vision
Le champ de vision détermine la partie de la salle de réunion que la caméra peut capturer, ce qui à son tour détermine ce que les participants à distance peuvent voir. En garantissant un champ de vision approprié de votre salle de réunion, vous créez une expérience inclusive en permettant aux collaborateurs à distance d'êtres entendus et vus.
Pour la plupart des barres de visioconférence, le champ de vision peut varier entre 95° et 120°. Votre besoin dépendra de la taille de la salle de réunion.
Les salles de réunion de petite à moyenne taille, avec jusqu'à 5 personnes, pourront bénéficier d'un angle de vision de 120° pour offrir une couverture complète de la salle. Faites un test avec l'appareil car malgré la capture de plus d'espace, un angle plus large peut déformer l'image des personnes assises sur les côtés.
Les salles plus grandes requièrent un champ de vision plus étroit, compris entre 95° et 100°, afin de mieux se focaliser sur l'espace dans lequel les participants sont assis. Cette couverture sera complétée de fonctionnalités de zoom optique ou d'une caméra dotée d'un capteur haute résolution pour effectuer des plans rapprochés sur les participants, sans perte de qualité d'image.
Pour les salles de plus de 7 à 8 participants, les exigences changent. Selon l'espace, vous aurez besoin d'une barre tout-en-un avec deux caméras ou même d'une configuration modulaire avec plusieurs appareils audio et vidéo séparés.
Capacités de plage dynamique élevée (HDR)
La technologie HDR permet aux barres de visioconférence de fournir des images éclatantes et réalistes en améliorant les couleurs et le contraste. Cela signifie des blancs plus brillants, des noirs plus profonds et un spectre de couleurs plus large, créant une expérience visuelle plus réaliste et immersive.
Cette fonctionnalité est particulièrement importante dans les espaces de réunion bénéficiant d'une lumière naturelle dont l'intensité, la luminosité et les ombres varient en fonction des conditions météorologiques et de l'heure de la journée (comme un soleil intense ou des espaces faiblement éclairés). Le HDR s'adaptera automatiquement aux conditions changeantes et s'ajustera pour plus de clarté et d'équilibre.
Avant d'investir, tester les capacités HDR est essentiel. En effet, les performances peuvent différer selon les modèles et les conditions de la salle de réunion.
Options de cadrage basées sur l'IA
Les caméras de barre de visioconférence tout-en-un incluent souvent diverses options de cadrage pour améliorer les expériences de conférence. Les options de cadrage font référence à la capacité de la caméra à ajuster automatiquement son champ de vision et sa mise au point, garantissant ainsi que les participants sur place sont correctement cadrés.
Ces fonctionnalités garantiront une vue améliorée lors des réunions, permettant aux participants aux réunions à distance de voir clairement les participants dans la salle, ce qui facilite la communication et garantit l'équité des réunions. Les trois fonctionnalités d'IA suivantes sont spécifiquement conçues pour améliorer l'expérience de visioconférence :
5. Principales fonctionnalités audio d'une barre de visioconférence tout-en-un
Haut-parleurs
Les haut-parleurs jouent un rôle central en fournissant un son net et sans distorsion, permettant aux participants dans la salle et à distance de s'entendre sans tension ni malentendus.
Les enceintes pour votre salle de réunion dépendront de sa taille :
- Pour les salles de réunion de petite taille avec 2 à 3 personnes (< 3 m), l'utilisation de haut-parleurs mono représente une option économique. Ces haut-parleurs garantissant une diffusion sonore claire et directe dans les petits espaces.
- Les salles de réunion de petite et moyenne taille pour 4 à 5 participants (3 à 4,5 m) nécessiteront plusieurs haut-parleurs, à la fois pour améliorer l'expérience audio dans la salle avec un son stéréo, mais également pour fournir un son pouvant remplir toute la pièce.
- Dans les grandes pièces (> 4,5 m), optez pour une barre de visioconférence avec plusieurs haut-parleurs et complétez-la par des micros d'extension pour une captation sonore optimale.
L'acoustique de la pièce jouera également un rôle central. Les espaces dotés de surfaces dures comme le béton ou le verre peuvent créer une acoustique difficile, conduisant souvent à une réverbération ou un écho excessif.
Une bonne acoustique n'est pas seulement une question de technologie, mais aussi d'ajustements intelligents.
Lorsque vos salles de réunion intègrent beaucoup de verre et de métal, nous vous recommandons d'ajouter des parois insonorisantes, des diffuseurs sonores, des décorations murales et du mobilier. Pour une acoustique parfaite, vous pouvez mettre de la moquette dans toutes les salles, bien que nous soyons conscients que cela n'est peut-être pas le choix le plus adapté pour la plupart des entreprises.
Microphones
Les barres de visioconférence tout-en-un sont équipées d'un ensemble de microphones pour une expérience audio exceptionnelle.
- Pour les petites salles, un minimum de trois microphones permet d'offrir un captage audio de qualité.
- Les salles de taille moyenne requièrent au moins quatre microphones pour avoir un son optimal.
- Dans les espaces plus grands, vous devez choisir une barre de visioconférence équipée d'au moins quatre microphones, que vous complèterez de micros d'extension pour obtenir une couverture audio optimale.
Portée de détection du microphone
La portée de détection du microphone représente la distance du microphone aux participants de la salle de réunion qui permet au système de microphones de générer un niveau de signal audio acceptable.
Les barres de visioconférence ont des spécifications claires en termes de prise de micro, liées à la taille de la pièce.
Choisissez une barre de visioconférence tout-en-un dotée d'une portée de détection du microphone qui dépasse légèrement la taille de votre salle de réunion. Si votre salle de réunion fait par exemple 4 m, optez pour une portée de 4,5 m pour plus de sécurité.
- Les salles de plus petite taille pour 2 à 3 personnes requièrent des micros avec une portée de détection de 3 mètres
- Les salles petite à moyenne taille nécessitent une portée de 4 mètres
- Dans les salles de plus grande taille, vous devrez installer des micros d'extension supplémentaires à côté des installations existantes. En fonction de la taille de la salle, une barre de visioconférence pourra ne pas suffire. Dans ce cas, vous devrez installer une configuration modulaire avec un équipement audiovisuel intégré séparé.
Suppression du bruit, suppression de l'écho acoustique et contrôle automatique du gain
Ces fonctionnalités garantiront une communication claire et sans distraction et une qualité audio professionnelle lors de vos réunions virtuelles.
La suppression du bruit filtre les bruits de fond de votre entrée audio tels que la circulation, les ventilateurs et la climatisation. Ces fonctionnalités sont souvent également intégrées à des plateformes comme Microsoft Teams, Zoom et Google Meet.
Les marques qui proposent une suppression d'écho plus avancée seront en mesure de filtrer les bruits supplémentaires grâce au traitement de l'IA, mais dans de nombreux cas, les capacités supplémentaires de suppression du bruit intégrées aux clients UC tels que Teams et Zoom seront également en mesure de les gérer.
L'annulation de l'écho acoustique empêche l'écho dans votre sortie audio. C'est une fonctionnalité importante dans les réunions où les microphones et les haut-parleurs sont utilisés à proximité.
Le contrôle automatique du gain complète la réduction du bruit et la suppression de l'écho en ajustant le microphone pour maintenir un volume audio homogène et optimal. Il permet d'entendre de la même manière les participants dans la salle et à distance, quel que soit le niveau sonore de leur voix.
Fonctionnalités de conférence sans fil et de collaboration interactive
Ces fonctionnalités sont disponibles sous forme de solutions distinctes (comme ClickShare Conference) ou intégrées dans des barres de visioconférence tout-en-un, comme les barres de visioconférence ClickShare.
4. Autres facteurs à prendre en compte lors de la sélection d'une barre de visioconférence tout-en-un
Réfléchir à la compatibilité et à la connectivité déterminera dans quelle mesure la barre de visioconférence s'intègre à vos systèmes existants et répond aux besoins spécifiques de votre lieu de travail, de votre entreprise et de vos employés.
Comment activer le mode BYOM et qu'est-ce que cela signifie lors de la sélection d'une barre de visioconférence tout-en-un ? Assurez-vous que la barre de visioconférence de votre choix dispose de plusieurs options de connectivité (USB, Bluetooth, technologie de conférence sans fil...). Recherchez des modèles compatibles avec les plateformes de vidéoconférence garantissant une intégration transparente avec n'importe quel type d'ordinateur portable ou de plateforme.
Une plateforme de visioconférence pour administrer tous vos appareils, un choix judicieux ?
Vous utilisez une seule plateforme de visioconférence sur votre lieu de travail, comme Microsoft Teams ou Zoom ? Ou vous disposez de plusieurs plateformes ?
La barre de visioconférence que vous choisissez doit s'intégrer parfaitement à votre plateforme préférée. Si vous envisager de changer de plateforme à l'avenir, sélectionnez un appareil prenant en charge plusieurs plateformes, ou qui soit facilement adaptable.
Besoin de plus flexibilité ? Déterminez si vous avez besoin d'un système capable de basculer entre les systèmes de salle fixes (comme les salles Microsoft Teams ou Zoom Rooms) et d'autres plateformes (comme Webex ou Google Meet). Les appareils dotés de fonctionnalités de commutation automatique, tels que la barre de visioconférence ClickShare, offrent une plus grande flexibilité aux entreprises qui collaborent avec des partenaires externes à l'aide de différentes plateformes de conférence.
Employés internes uniquement, invités externes ou les deux ?
Les salles de réunion de votre lieu de travail sont-elles destinées aux employés internes, aux invités externes ou aux deux ?
1. Employés internes uniquement
Sélectionnez une barre de visioconférence qui s'intègre facilement à l'environnement technologique existant de votre entreprise, qui ne nécessite pas d'installation complexe ni de formation supplémentaire et qui permet une utilisation simple et fiable au quotidien.
2. Invités externes
Choisissez des barres de visioconférence dotées d'une connectivité polyvalente, offrant un accès USB simplifié et des options sans fil, et adaptables aux appareils et préférences des clients. Garantissez la compatibilité avec les différentes plateformes de conférence et priorisez la sécurité et la confidentialité.
3. Employés internes et invités externes
Optez pour une barre de visioconférence qui allie facilité d'utilisation et options de sécurité et de connectivité robustes, s'adressant à la fois aux utilisateurs internes et externes. Recherchez les fonctionnalités prenant en charge plusieurs plateformes de visioconférence, appareils et méthodes de connexion (filaires et sans fil).
Qu'en est-il du partage de contenu ?
Décidez de la manière dont vous souhaitez que les participants partagent le contenu et déterminez si vous avez besoin de fonctionnalités telles que le tableau noir ou l'annotation. Vérifiez que la barre de visioconférence dispose des ports nécessaires (comme HDMI) pour ces fonctionnalités ou qu'ils peuvent être facilement ajoutés.
Le partage filaire via des câbles USB ou HDMI offre une connexion stable et prend en charge le partage de contenu haute résolution, mais peut être fastidieux et moins flexible. Cette solution peut restreindre la configuration de la salle de réunion et les mouvements des participants.
D'autres fonctionnalités de la barre de visioconférence pour le partage de contenu permettent d'afficher à tout moment les participants à distance et le contenu, sur un ou deux écrans (prise en charge du double écran). Celles-ci contribuent à renforcer l'engagement des participants et leur permettent de se sentir parfaitement vus et entendus, où qu'ils se trouvent.
Comment bénéficier d'une sécurité absolue ?
La sélection d'une barre de visioconférence conçue pour garantir un niveau de sécurité et de confidentialité élevé est essentielle pour protéger votre entreprise.
Optez pour un appareil doté d'une certification de sécurité qui protège contre les violations de données. Vérifiez s'il a été soumis à des tests rigoureux et s'il répond à des normes de cryptage robustes qui garantissent la confidentialité et l'intégrité des communications.
Choisissez une barre de visioconférence pérenne et offrant des mises à jour logicielles régulières pour maintenir une protection des données conforme aux normes les plus élevées et à l'évolution des exigences.
Pouvez-vous tester et essayer votre barre de visioconférence tout-en-un ?
Les essais et les tests sont essentiels pour faire l'achat d'une barre de visioconférence adaptée aux besoins spécifiques de votre lieu de travail. Sélectionnez quelques modèles potentiels et testez-les dans votre environnement.
Malgré des spécifications apparemment impressionnantes, les performances réelles d'une barre de visioconférence peuvent varier considérablement en fonction de la façon dont elle est installée, mais aussi de la configuration de vos salles de réunion.
C'est particulièrement vrai pour la qualité de la caméra et la clarté audio. La barre de visioconférence peut disposer de nombreuses fonctionnalités, mais leur efficacité pourra différer en fonction de l'acoustique de la salle et des conditions d'éclairage.
La durabilité, un critère important pour vous ?
Vous cherchez à investir dans des produits plus durables, à réduire les coûts énergétiques, à diminuer l'empreinte carbone de votre entreprise et à atteindre vos objectifs de développement durable ? Dans ce cas, les qualités de durabilité d'une barre de visioconférence tout-en-un représentent un critère important dans le processus de prise de décision.
Quels éléments devriez-vous considérer ?
- Efficacité énergétique. Choisissez un produit qui affiche une consommation électrique réduite.
- Matériaux utilisés. Cherchez des barres de visioconférence fabriquées à partir de matériaux recyclés ou issus de sources durables et celles conçues pour un démontage et un recyclage faciles.
- Emballage et logistique. Privilégiez les emballages fabriqués à partir de matériaux recyclés et les transports affichant une empreinte carbone plus faible, comme maritimes plutôt que aériens.
- Conception pour le recyclage. Évaluez les matériaux utilisés dans la fabrication de votre barre de visioconférence, solide mais facile à démonter et à recycler.
Au moment d'évaluer la durabilité d'une barre de visioconférence tout-en-un, examinez les déclarations environnementales des fabricants. Toutes les affirmations ne résistent pas à un examen minutieux, alors recherchez des appareils dotés de solides références confirmées par des tiers indépendants, telles que la norme de gestion environnementale ISO 14000.
5. Comment installer une barre de visioconférence tout-en-un ?
Vous vous demandez comment installer une barre de visioconférence tout-en-un ? Et ce que cela implique ? Bien que les instructions d'installation exactes dépendent de votre modèle spécifique, voici cinq points à prendre en considération :
- Choisissez la position la plus adaptée, généralement au-dessus ou en dessous de votre écran d'affichage principal, en vous assurant que la caméra offre une vue dégagée sur la zone de réunion. Le meilleur endroit pour installer une barre de visioconférence est à la hauteur des yeux des participants assis dans la salle. Toutefois, si vous disposez d'une salle de réunion dotée de fonctionnalités de collaboration optimisées, comme un écran tactile pour l'annotation, installez-la en haut de l'écran.
- Fixez la barre de visioconférence à l'aide du socle ou des supports fournis. Assurez-vous de fixer la barre de manière à ce qu'elle ne puisse pas tomber ou bouger.
- Connectez-la à l'écran principal (ou aux écrans principaux) via HDMI et au réseau Internet via Ethernet ou Wi-Fi.
- Allumez la barre de visioconférence et configurez ses paramètres en ajustant les fonctionnalités de la caméra et du son en fonction de l'acoustique et de l'éclairage de la salle.
- Testez la configuration en organisant quelques réunions pour voir si tout fonctionne bien et ajustez si nécessaire
En suivant ces directives, vous garantirez un processus de configuration fluide, en optimisant vos espaces de réunion pour des vues nettes et un son cristallin.
Pour vous faire une idée plus précise, visionnez la vidéo d'installation de la barre de visioconférence ClickShare et découvrez la simplicité du processus d'installation !
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Gauthier Renard
Responsable produits, Expérience de réunion
Gauthier est un chef de produit passionné et chevronné à la tête de la gamme de produits ClickShare. Il maîtrise la création, la vision et la stratégie de produits, en se concentrant sur l'expérience client et les produits numériques. M. Gauthier est reconnu pour sa pensée originale et son sens aigu des affaires.